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外国人社員がスムーズに生活を始めるためのライフライン一括サポート活用法
- 坪井 HaruNest
- 11月6日
- 読了時間: 9分
外国人社員を受け入れる際、最初にぶつかる壁――
それは「社宅のライフライン手配」です。
電気・ガス・水道・インターネット、それぞれに連絡し、契約内容を確認して、日程を調整する。たった一人の受け入れでも時間と手間がかかるのに、複数人となれば担当者の負担は想像以上です。
さらに、外国人社員本人が日本語を十分に理解できない場合、担当者や登録支援機関がすべてを代行する必要があります。
結果として、多くの時間を電話とメールの対応に費やし、「これでは本業が進まない」と嘆く声が後を絶ちません。
しかし今、その対応も不要になります。
電気・ガス・水道の申込みをコールセンターが一括で代行してくれるサービスが登場し、 しかも、来日前の外国人であれば日本の電話番号がまだなくても手続きができる仕組みが整い始めています。
この記事では、 外国人社員のライフライン手配を“待っているだけで完了させる”仕組みと、 企業・登録支援機関がどのように導入すれば業務を劇的に効率化できるかを詳しく解説します。
あなたの受け入れ体制を、もう一段上の「安心と効率」へ。 さあ、次の時代の外国人支援モデルを一緒に見ていきましょう。
第1章 外国人社員受け入れ時に発生するライフライン手配の課題
なぜライフラインの手続きが複雑化しているのか
日本では、電気・ガス・水道・インターネットなど、生活に欠かせないインフラがすべて別々の事業者との契約で成り立っています。
日本で暮らす人にとっては当然の仕組みですが、海外では入居時に自動で開通する国も多く、外国人社員にとっては大きなカルチャーショックです。
「なぜ一度の手続きで全部契約できないのか」
「なぜ電話番号が必要なのか」と疑問を持つ外国人社員は少なくありません。
さらに、企業側の担当者も一人で複数の事業者に連絡を取る必要があり、書類の記入・確認・提出などを繰り返す中で膨大な時間が取られます。
加えて、地域によって対応する業者や手続き方法が異なるため、支店や工場ごとにルールを覚え直さなければならないのも現場を苦しめる要因です。
企業担当者・登録支援機関が直面する現場の負担
外国人社員の入居準備で多くの時間がかかるのが、ライフライン契約の手配です。
電気会社への申込み、ガスの開栓立会い予約、水道局への連絡、インターネットの申込みなど、ひとつひとつが別手続き。
しかも、申込み先によって営業時間や受付方法が異なるため、担当者は複数のタスクを同時に進めなければなりません。
さらに、外国人社員本人が日本語を理解できない場合、企業担当者や登録支援機関が代わりに電話対応を行う必要があります。「入居日までに全て開通するか不安」「電話口で専門用語が分からず契約が進まない」といったストレスを感じる担当者も多いです。
加えて、複数人を同時に受け入れる企業では、手続きの進捗管理が煩雑になり、連絡漏れがトラブルの原因となるケースもあります。
放置すると発生するリスクとコスト
ライフライン手配が遅れた場合、入居当日に電気やガスが使えない、あるいは水道が止まっているといった問題が発生します。
こうしたトラブルは、外国人社員にも「不安」を感じさせる原因となり、入社前から不信感を与えかねません。
さらに、入居日や勤務開始日の再調整が必要になると、企業側のスケジュールにも影響が及びます。 担当者にとっても、トラブル発生時の対応は精神的な負担が大きく、他業務に集中できなくなります。
これが続けば、現場全体のモチベーション低下や残業の増加につながりかねません。
ライフラインの手配は一見小さな事務作業に見えて、実際は企業の信頼と受け入れ体制の質を左右する重要な工程なのです。今後、外国人雇用が増加するなかで、この手続きを効率化し、ストレスなく進められる仕組みを整えることが企業経営上の新しい課題となっています。
第2章 ライフライン一括サポートの仕組みと導入のメリット
一括サポートサービスとは何か
これまで企業担当者や登録支援機関は、外国人社員の入居準備のたびに、電気・ガス・水道・インターネットなどの各事業者に個別で連絡し、契約手続きを進める必要がありました。
担当者が抱えるこの作業量は膨大で、特に複数名の受け入れ時には「ほとんど電話をしている」という声も少なくありません。
しかし、ライフライン手配代行のコールセンターサービスは、その煩雑さを根本から解消します。
特徴は、依頼を受けた後、コールセンターのスタッフから電話をかけ、電気・ガス・水道など利用可能なサービスをまとめて案内する点にあります。利用者はその電話の中で、希望するプランを口頭で申し込むだけ。あとはコールセンターが代わりに各事業者へ申込みを行い、ガス開栓の立会い予約まで一括で進めてくれます。ガス立会いだけは入居者または企業担当者が行うことが多いですが、それ以外の手続きはすべて完了。
まさに“待っていれば整う”仕組みです。
外国人社員支援における導入効果
この一括手配サービスの最大の効果は、担当者と外国人社員双方のストレスを大幅に軽減できる点です。
企業担当者は複数の業者とやり取りする必要がなくなり、手続き漏れといったトラブルも防止できます。
外国人社員にとっても、自分の母国語でライフラインの案内を受けられるため、契約内容への不安がなく、安心して手続きを任せられます。 これにより、入居日当日から電気・ガス・水道が問題なく利用できるため、生活の立ち上げがスムーズになります。
外国人社員は安心して仕事に集中でき、企業への信頼感が高まります。また、サポート体制が整った企業は採用面でも好印象を与え、「受け入れがスムーズな会社」としてのブランド価値が向上します。
登録支援機関・企業双方における業務効率化の事例
実際に導入した企業や支援機関からは、
「一人当たりの準備時間が減った」
「電話対応が減り、入居調整がスムーズになった」といった声が多数寄せられています。
特に外食や介護など、外国人社員の受け入れ数が多い業種では、この仕組みが業務効率を劇的に改善しました。ガス開栓の立会予約漏れや開通遅延がなくなり、担当者の残業時間も減少。
登録支援機関側でも、企業ごとのサポート内容が明確化され、追加提案や報告がしやすくなったとの声があります。
こうしたサービスは単なる「便利な代行」ではなく、企業・支援機関・外国人社員の三者すべてにとっての安心インフラです。ライフライン一括手配の導入は、いまや業務効率化だけでなく、外国人雇用戦略の新しいスタンダードになりつつあります。
第3章 外国人社員の生活立ち上げを成功させる体制づくり
入居前から始まるサポートのポイント
外国人社員の生活立ち上げを成功させるためには、「入居当日から支援する」のではなく、「来日前から支援を始める」姿勢が求められます。
まず、社宅選定の段階で社員本人の生活習慣や希望条件（職場との距離、家賃、家具付きかどうかなど）を細かくヒアリングし、妥協点も考慮して安心して選択できるようにすることが重要です。
重要事項説明書などの法的文書は、生成AIなどを使って、母国語の翻訳や要約を併せて用意しておくこともおすすめします。
また、入居日が決まり次第、ライフライン手配代行のコールセンターに早期依頼を行うことで、電気・水道・ガスの申込みをスムーズに進めることが可能です。入国後に慌てて手続きを行う必要がなく、外国人社員が到着した日から快適な環境で生活を始められる――これが、真の「受け入れ準備」です。
企業・支援機関・サービスの三位一体モデル
外国人社員の受け入れを円滑に進めるためには、企業・登録支援機関・ライフライン代行サービスの三者が協力し、それぞれの強みを活かした連携体制を構築することが不可欠です。
企業は入居・勤務スケジュールの全体管理を担い、登録支援機関は行政手続きや生活ガイダンスを担当。そして、手配代行のコールセンターがライフライン関連の契約をすべて処理することで、作業の重複や抜け漏れが発生しません。
この分業体制は、担当者の負担を軽減するだけでなく、“誰が対応しても同じ品質で支援ができる”体制を生み出します。さらに、外国人社員が「自分のために準備を整えてくれている」と実感できることで、会社への信頼と愛着が生まれ、長期的な定着にもつながります。
「日本の電話番号がなくても手配できる」サービスの登場
従来、外国人社員の受け入れ時に大きな障害となっていたのが、「日本の電話番号がないとライフラインの契約ができない」という問題でした。
来日前の段階では日本の携帯電話を持っていないため、手続きが進まず、結果的に入居日や勤務開始日を後ろ倒しせざるを得ないケースが多くありました。
しかし、最近では手続き時点で日本の電話番号を持っていなくても申込みができるライフライン代行サービスが登場しています。
来日後に日本の電話番号が取得できた時点で、契約情報を更新すれば問題なく継続利用できます。
この仕組みにより、企業や登録支援機関は来日前から手続きを完了できるため、入国後すぐにライフラインを使える環境が整います。担当者は直前のバタつきから解放され、外国人社員も「日本での生活を安心して始められる」という大きな安心感を得られるのです。
🧭 まとめ：ライフライン手配の効率化は、企業の信頼を高める投資
外国人社員を受け入れるということは、単に人を雇うという行為ではなく、 「異なる文化と生活を支える」という責任を伴う取り組みです。
その第一歩となるのが、安心して暮らせる住環境の整備、そしてライフラインの手配です。
従来のように、担当者が電気・ガス・水道・ネットの各社へ何度も連絡を取り、 契約内容を確認し、日程を調整する――この煩雑さは、すでに時代遅れになりつつあります。
いまや、ライフライン手配代行サービスによって、 担当者は「動く側」から「受ける側」へと役割を変えることができる時代です。
さらに、手続き時点で日本の電話番号を持っていなくても申込みを進められる仕組みは、 外国人社員にとっても企業にとっても大きな安心材料です。これにより、入国前から準備を整え、入居当日には電気・ガス・水道がすべて使える。 この“何も困らないスタート”を提供できる企業は、 確実に「受け入れの質」で他社との差をつけることができます。
外国人社員が安心して働ける環境を整えることは、 結果的に企業の信頼と採用力を高め、登録支援機関の価値も引き上げます。 ライフライン手配の効率化は、単なる業務削減ではなく――企業の未来への投資なのです。
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